Ga je een evenement organiseren? Sinds 25 mei moet je dan aan de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) voldoen. Dit is voor alle bedrijven relevant, maar zeker als je een evenement organiseert. Als organisator verzamel je namelijk aardig wat persoonsgegevens. In dit artikel vertellen we wat de AVG voor evenementen inhoudt.

 

Gewone en bijzondere persoonsgegevens

 

Als je een evenement organiseert is het belangrijk om na te gaan welke gegevens je precies verzamelt. Gewone persoonsgegevens (naam- en adresgegevens) zijn namelijk iets anders dan bijzondere persoonsgegevens. En met die laatste kun je in het geval van een event best wel eens te maken hebben.

 

Bijzondere persoonsgegevens zijn zaken als iemands politieke of seksuele voorkeur, iemands godsdienst, of een lidmaatschap van bepaalde organisaties. Deze gegevens gaan over de identiteit van de persoon. Je mag deze data alleen maar verzamelen als het noodzakelijk is voor het doel van het evenement. Ook moet je ervoor zorgen dat je een goed beleid hebt voor het verzamelen van deze data.

 

Alleen opslaan als het nodig is

 

Ook als je een goed beleid hebt mogen nog niet alle gegevens zomaar opgeslagen worden. Daar moet men eerst toestemming voor geven en daarvoor moeten de gegevens van belang zijn voor het organiseren van het event. Dus ook al geeft iemand toestemming om zijn of haar godsdienst op te slaan, dan mag dit niet bewaren als dit niet van belang is voor het evenement dat je organiseert.

 

Hoe zorg je dat jouw event voldoet aan de AVG?

 

Om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de AVG als je een evenement gaat organiseren, moet je zorgen dat de volgende zaken goed geregeld zijn:

• Beleid: Zorg ervoor dat je in kaart brengt waar je gegevens opslaat en hoe deze data wordt beschermd. Onderzoek de regels rondom privacy en zorg dat iedereen binnen je organisatie die met persoonsgegevens te maken heeft hiervan op de hoogte is.
• Privacyverklaring: Plaats een privacyverklaring op je website waarmee je bezoekers inzicht geeft in hoe je met hun data omgaat.
• Verwerkingsovereenkomsten: Het is belangrijk dat je met alle partijen die gegevens verwerken voor jouw bedrijf een verwerkingsovereenkomst opstelt. Denk bijvoorbeeld aan het event marketing bureau dat je event organiseert, of cateraars of beveiligingsbedrijven.

 

Voorkom hoge boetes en zorg dat jouw evenement met deze tips voldoet aan de AVG!